Se denunció ante la Contraloría General de la República –por parte de una persona bajo reserva de identidad- que ante la creciente demanda de solicitudes de celebración de matrimonios civiles en la comuna de Colina, la Dirección Regional Metropolitana del Servicio de Registro Civil e Identificación facultó temporalmente a una nueva oficial civil adjunto, que no pertenece a la dotación de la respectiva circunscripción, para que intervenga al efecto, situación que estima contraria a derecho.
Agrega que esa oficial civil celebró matrimonios en forma simultánea con la oficial civil de Colina, lo que habría obligado a ajustar la hora de las correspondientes celebraciones para efectos de las inscripciones respectivas. Asimismo, denuncia que aquélla solicitó a los contrayentes el financiamiento de sus gastos de traslado a través de un depósito en su cuenta personal.
La Dirección Nacional de dicho servicio, informó que el nombramiento y otorgamiento de facultades al oficial civil adjunto de que se trata, fue una medida extraordinaria que se ajustó a derecho por las razones impostergables de buen servicio que menciona y que no son efectivos los hechos denunciados en relación al horario de los matrimonios en cuestión y al aludido depósito.
Al respecto, el ente contralor recordó que la Ley Nº 19.477, Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, en su artículo 40, dispone –en lo pertinente- que el Director Regional respectivo puede, cuando lo estime necesario, asignar a los oficiales civiles adjuntos las demás funciones que por ley les corresponden a los oficiales civiles titulares, las que comprenden la celebración e inscripción de matrimonios.
Enseguida, la Contraloría General recuerda que de conformidad a su jurisprudencia administrativa contenida en el dictamen N° 77.308, de 2016, ha reconocido que las labores que la Ley N° 19.477 encarga a los oficiales civiles adjuntos son desempeñadas a través de la encomendación de funciones, debido a que las plantas de personal del Servicio de Registro Civil e Identificación no contemplan esas plazas, y que esa vía permite asignar tareas que se estimen imprescindibles para la continuidad del servicio y que no pueden desarrollarse por un cargo público, ya sea por no existir en la planta de personal respectiva o por ser insuficientes los que se consultan en ella.
Añade que su dictamen N° 20.511, de 1998, por su parte, concluye que los funcionarios del Servicio de Registro Civil e Identificación pueden ser designados como oficiales civiles adjuntos de cualquier oficina de dicho organismo.
Luego, el órgano contralor hace presente que en virtud de lo ordenado en los artículos 3°, 5° y 28 de la Ley N° 18.575, el Servicio de Registro Civil e Identificación se encuentra obligado a cumplir el principio de continuidad del servicio público y los principios de eficiencia y eficacia, lo que implica satisfacer las necesidades colectivas en forma regular y continua, como también velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos y por el debido cumplimiento de la función pública (aplica criterio contenido en el dictamen N° 52.843, de 2016).
Así, expresa que la normativa en análisis les impone a los directores regionales del servicio de que se trata la obligación de velar por el buen funcionamiento del mismo en el ámbito regional respectivo, para lo cual se encuentran habilitados para designar oficiales civiles adjuntos que cumplan en la región las funciones que correspondan a los oficiales civiles titulares, entre las cuales se encuentra la celebración e inscripción de matrimonios, en conformidad al ordenamiento jurídico.
De esa manera, el dictamen indica que de los antecedentes tenidos en vista y considerando los artículos 37 y 40 de la antedicha ley orgánica y la alta demanda de solicitudes de celebración de matrimonios en la comuna de Colina, mediante la resolución exenta N° 2.040, de 2016, el Director Regional Metropolitano del Servicio de Registro Civil e Identificación facultó a la funcionaria que individualiza para celebrar matrimonios como oficial civil adjunto en la oficina de Colina, conjuntamente con la oficial civil adjunto encargada de ésta última, por los días 12 de noviembre y 3 de diciembre de 2016 y 7 de enero de 2017.
En este contexto y teniendo en cuenta los principios de eficiencia, eficacia, coordinación y continuidad del servicio, no advierte impedimento en que, para efectos de hacer frente a la situación excepcional en que se encontraba esa repartición, la referida autoridad regional haya asignado temporalmente a una funcionaria de su dependencia, a cargo de una sub oficina en otra comuna, las labores que se cuestionan.
En cuanto a lo denunciado en orden a que la oficial civil adjunto habría exigido a los contrayentes un depósito en dinero en su cuenta personal para solventar gastos de traslado, la Contraloría General señala que los oficiales de que se trata respecto de la celebración de matrimonios y acuerdos de unión civil no pueden cobrar ni percibir sumas distintas de aquellas que contempla el D.F.L. N° 1.282, de 1975, del Ministerio de Hacienda, modificado por la Ley N° 20.830.
Por tal motivo, el dictamen sostiene que el Servicio de Registro Civil e Identificación se encuentra en el imperativo de verificar que los cobros que se efectúen sean exclusivamente los que el citado D.F.L. permite realizar. Sin perjuicio de ello, en lo que atañe a la situación denunciada, indica que no se han obtenido antecedentes que den cuenta de que efectivamente se hayan cobrado sumas adicionales a las aludidas, por lo que no se emite un pronunciamiento sobre la materia en esta oportunidad.
A su vez, en cuanto a los matrimonios que habrían sido celebrados en forma simultánea, el ente contralor aclara que en el caso de que en una determinada circunscripción se desempeñe más de un oficial civil, no existe impedimento normativo para que las correspondientes actuaciones se verifiquen en un mismo horario, en cuyo caso se deben implementar los mecanismos que permitan efectuar en la forma debida las respectivas inscripciones, sin que corresponda alterar la hora efectiva de cada actuación.
Finalmente, la Contraloría General hace presente a ese servicio que, con arreglo a lo prescrito por el anotado artículo 27 de la Ley N° 19.477, todas sus oficinas deben estar necesariamente a cargo de un oficial civil titular, lo que no acontecería en la comuna de Colina, oficina que se encuentra a cargo de una oficial civil adjunto (aplica criterio contenido en el dictamen N° 20.511, de 1998).
Vea texto íntegro del Dictamen Nº 10.189 de 2018.
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