El objetivo de la Ley Nº21.180 es transformar al Estado en materia digital, de esta forma, el cuerpo normativo introduce modificaciones a la Ley Nº19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Órganos de la Administración del Estado, disponiendo que, todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por la ley, salvo las excepciones legales.
En cuanto al Reglamento que se aprueba, este tiene como fin, entre otros aspectos, regular la presentación de documentos electrónicos por parte de los interesados en un procedimiento administrativo, la forma de realizar las notificaciones, la forma de cotejar la autenticidad de documentos en soporte papel y copias digitalizadas, la forma de acreditar los casos excepcionales establecidos en la ley para presentar documentos en soporte papel, los casos en que la Administración podrá excusarse de entregar copias en soporte papel por razones de distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento de sus labores habituales y los casos en que no fuere materialmente posible digitalizar documentos.
En cuanto a la aplicación de esta normativa, se considera como obligatoria para los órganos de la Administración del Estado, que deberán disponer y utilizar adecuadamente plataformas electrónicas para efectos de llevar expedientes electrónicos. Todo procedimiento administrativo deberá constar en un expediente electrónico que incluirá todos los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos de la Administración del Estado. Dicho expediente, deberá cumplir con las directrices contenidas en la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos y, a su contenido, tendrán acceso permanente los interesados.
A su vez, se deben crear las plataformas de gestión de expedientes electrónicos que servirán como soporte del procedimiento administrativo. Estas plataformas, deben albergar los expedientes electrónicos de los procedimientos administrativos, contener las funcionalidades necesarias para gestionar los expedientes electrónicos y registrar la trazabilidad de su tramitación. También, esta plataforma debe permitir el ingreso de solicitudes, formularios, documentos y todo antecedente que sea necesario o pertinente al expediente electrónico respectivo, además de permitir el acceso de los funcionarios y personas autorizadas al contenido del expediente electrónico.
De igual forma, el Reglamento se hace cargo de la forma en que los órganos de la Administración del Estado deberán practicar las notificaciones electrónicas, así como los requisitos y condiciones necesarias que aseguren su envío, recepción o acceso por el interesado o su apoderado, la identidad fidedigna del remitente y el destinatario, y la integridad de su contenido.
Las notificaciones se practicarán por medios electrónicos en base a la información contenida en un registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos. El Domicilio Digital Único corresponde al medio electrónico determinado por una persona para recibir las notificaciones electrónicas en todo procedimiento administrativo. La plataforma de notificaciones emitirá un certificado digital al órgano de la Administración del Estado correspondiente, indicando, al menos, la fecha y hora de envío de la notificación al Domicilio Digital Único que el interesado tenga registrado en el Registro de Domicilios Digitales Únicos.
Las notificaciones electrónicas se considerarán practicadas habiendo transcurrido tres días hábiles administrativos desde su envío al Domicilio Digital Único, dejándose expresa constancia en el expediente electrónico, de la fecha y hora de dicho hecho.
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Respecto al uso de las plataformas electrónicas para efectos de llevar los expedientes electrónicos, cada órgano de la Administración del Estado, deberá cumplir con estándares de seguridad, interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad.
Finalmente, el objetivo de estas adecuaciones es que el funcionamiento del Estado se torne ágil y eficiente, se beneficie principalmente en relación al ahorro de tiempos costos y su actuar se condiga con los tiempos actuales.
Para la elaboración de este Reglamento, se realizó un proceso público y participativo de consulta ciudadana, que convocó a personas y a agrupaciones de la sociedad civil, con el fin de que pudieran opinar y aportar respecto del modelo de implementación de la Ley de Transformación Digital del Estado y la normativa aplicable.
Vea texto íntegro en Reglamento y Ley N°21.180