Artículos de Opinión

Operación electrónica de los Documentos Laborales.

En la actualidad, la predisposición en las organizaciones es a la implantación de un sistema de gestión documental para los procesos en que se opera y en donde exista tratamiento de información. El cambio responde a la necesidad de las organizaciones de ser más competitivos y de manera adicional se asocia a los beneficios que promete la automatización, que se ven reflejados en una mayor productividad, ahorro, eficacia y eficiencia.

En este primer ciclo de colaboración, abordaremos de manera introductoria la operación electrónica de los Documentos Laborales.

Hemos fragmentado el módulo en cuatro apartados, i) Introducción, visión estratégica, ii) Conceptos técnicos, Firma electrónica y Biometría, iii) historia concreta de la aplicación de la Biometría y iv) distintos tipos de reconocimiento biométrico.

Que comience la historia…

APARTADO 1: Introducción, visión estratégica.

La norma Nº15489 de la International Organization for Standardization (ISO)[i] señala los principios de la gestión de documentos y, además, indica los requisitos básicos y mínimos para que las organizaciones establezcan un marco que mejore la creación y mantenimiento de sus documentos. Un sistema de gestión documental aporta a que las organizaciones puedan aumentar la productividad, desarrollo, eficiencia y rendimiento, centralizando la información[ii] y utilizando los documentos electrónicos para hacer que la información pueda fluir de una forma más rápida y veloz en menos tiempo. De esta manera, disminuye el costo transaccional por concepto de gastos en papelería, ya que se reducen los costos asociados al uso y administración de los documentos soportados en papel y a los materiales que son utilizados en el proceso de impresión. Al mismo tiempo, contribuye a mejorar los procesos operativos asociados al trabajo, puesto que el proceso opera con flujos que permiten establecer métodos de ejecución para cada tarea realizada, existiendo un ahorro significativo de tiempo y pudiendo medir la productividad.

En la actualidad, la predisposición en las organizaciones es a la implantación de un sistema de gestión documental para los procesos en que se opera y en donde exista tratamiento de información. El cambio responde a la necesidad de las organizaciones de ser más competitivos y de manera adicional se asocia a los beneficios que promete la automatización, que se ven reflejados en una mayor productividad, ahorro, eficacia y eficiencia.

La despapelización es una solución integral que está compuesta de seis elementos: i) estructurar la información; ii) digitalizar los documentos; iii) administrar la información con el software especializado para gestión documental, iv) almacenar la información digital en la nube; v) almacenar de manera adecuada los archivos soportados en papel; y vi) la operación de los nuevos documentos.

La nube es un medio de almacenamiento virtual, en donde los documentos son guardados y distribuidos en diferentes servidores conectados mediante la red Internet. La nube permite el almacenamiento de cantidades ilimitadas de archivos, sin importar el tamaño de estos y sin afectar ni impactar el funcionamiento de sus servidores; con lo anterior la falta de espacio en equipos locales ya no es un problema. El almacenamiento en la nube es más económico ya que el cliente no requiere personal especializado para administrar los datos/información almacenados y tampoco implica realizar los procesos de actualización de hardware y de software, que son materia del proveedor. Operar en la nube ofrece la seguridad de no tener que ocuparse por el ataque de un hacker o de los virus, pues los datos están almacenados lejos de sus computadores y de manera protegida.

Adicionalmente, no se deberá inquietar por fallas, daños o robos, ya que la información está protegida en la nube y para acceder y recuperarla solo se requiere de una conexión a la red Internet. En la nube concurren comodidad y ahorro, teniendo en cuenta que es posible acceder desde cualquier dispositivo y que se puede ahorrar espacio en equipamiento propio para almacenar los archivos. Lo anterior implica dejar de depender de los sistemas de almacenamiento habituales y de servidores privados, que tienen valores mayores y son caros de mantener, pudiendo, adicionalmente, elegir el momento en que se pretende aumentar el espacio de almacenamiento.

Diversos estudios existentes señalan que un 70% de la información disponible está impresa, un 20% son documentos electrónicos y el 10% restante son bases de datos, por lo que, en resumen, un 90% es información no estructurada y tan solo un 10% es información estructurada.

Algunas empresas de investigación como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research, entre muchas otras, han estudiado el impacto del uso del papel en el mundo empresarial y han publicado sus resultados a través de estadísticas que conviene evaluar[iii]:

1) El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel, ii) el 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros, iii) el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo, iv) el documento promedio es copiado 19 veces, v) el 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos, vi) el 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden, vii) el 3% de los documentos están mal archivados, viii) el 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Luego de implementar un sistema de gestión documental, las cifras proporcionadas soportan la idea de que las soluciones documentales colaboran incrementando en forma efectiva la eficiencia, la operación y la productividad en las empresas.

2) Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, ii) reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos, iii) reducción del 50% en los costos de copiado, iv) incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.

En lo que respecta al proceso de digitalización de documentos laborales y la condición en que las organizaciones están trabajando estos documentos, se puede observar un cambio debido a que están migrando desde lo físico hacia lo digital. Este es el modelo de negocios que tiende a consolidarse, el desarrollo de soluciones basadas en la nube, que presentan altas capacidades, almacena gran cantidad de archivos de las empresas y hacen posible la implementación de la firma electrónica y del contrato electrónico en diversas modalidades, en específico, Software As a Service (SaaS[iv]).

Desde hace un tiempo, la incorporación de los Documentos Laborales Electrónicos y la firma electrónica de ellos, han hecho que las compañías comiencen a prepararse para su llegada definitiva. Esta solución reside en una plataforma de Internet de alta flexibilidad y seguridad que permite: i) la firma de los empleados y empleadores junto a la recepción, visación, distribución y almacenamiento del documento y ii) el aumento de la productividad, ahorro y eficiencia en el proceso de firma de todos los documentos laborales.

Para que esta solución logre masificarse, quienes toman las decisiones en las compañías deben conocer los beneficios. Para el empleador, junto con ahorrar gastos administrativos, es posible acceder a los documentos laborales desde cualquier dispositivo móvil o computador de escritorio, posibilitando la firma electrónica de ellos y, además, la recuperación y consulta en cualquier momento y lugar del mundo. Todo lo anterior bajo el cumplimiento de la Ley N°19.799 sobre firma electrónica, y la Ley N°19.628 sobre la Protección de los Datos Privados de las personas.

Los trabajadores revisan y conocen toda la información asociada a sus documentos laborales, teniendo la posibilidad de acceder a ellos desde donde quieran, cuando quieran y a través del medio que quieran. Finalmente, los trabajadores mantienen un repositorio digital de los contratos que han firmado sin necesidad de mantener copias físicas.

En Chile existe la firma electrónica de documentos, a partir de la Ley 19.799 de la República de Chile (2002) que trata “Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y los Servicios de Certificación de Dicha Firma”, y que en su Artículo 2°, letra f) señala como “Firma Electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”, y en su Artículo 3°, primer párrafo, indica que “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.

Lo anterior permite homologar de manera absolutamente legal la firma electrónica a la firma soportada en papel. Esto, consentido en varios dictámenes que han emanado desde la Dirección del Trabajo, en donde se ha reconocido la validez de dicha firma (electrónica) en todos los documentos asociados a la carpeta de documentos laborales. En términos generales, se pueden firmar y operar de manera electrónica todos los documentos laborales a excepción de la carta de despido cuando es enviada a la dirección particular de trabajador. Esta herramienta es el sustituto tecnológico de la firma manuscrita, quien la utilice junto con acreditar de manera fehaciente su identidad y con la imposibilidad de repudiar[v] el envío de un mensaje o la firma de un documento, lo que ocurre es que jurídicamente la persona está manifestando su voluntad en orden a realizar un determinado acto con consecuencias jurídicas.

La firma electrónica cumple idénticas funciones que una firma con soporte en papel y en las comunicaciones establecidas en papel, en espacial las siguientes:

a ) identificar a una persona como el autor,

b) dar certeza de la participación exclusiva de esa persona en el acto de firmar, y

c) asociar a esa persona con el contenido del documento.

El presente documento es una recopilación de distintos esfuerzos que hacen posible, en el ámbito del proceso de los documentos laborales, que hoy se opere de manera completamente electrónica. Desde quienes han aportado a que la tecnología permita que podamos identificarnos, pasando por reconocimiento biométrico de la huella dactilar, facial, iris, retina, dedos, mano, voz y de la firma. Se espera haber incorporado todas las referencias y todos los enlaces de las páginas en donde se obtuvo mucha de la información que hoy se pone a disposición de todos. Santiago, 17 mayo 2021)

 

[i] La Organización Internacional de Normalización (ISO), fundada el 23 de febrero de 1947, apoya la creación de estándares internacionales, propietarios, industriales y comerciales a nivel mundial. En el año 2001 se crea la norma ISO 15489 Information and documentation – Records Managment. Esta norma constituye un compendio de buenas prácticas en gestión documental y es de aplicación voluntaria.

[ii] Información y datos son conceptos de la informática, que tienen diferentes significados. Un dato es una representación de alguna situación o conocimiento, sin sentido significativo, especificando circunstancia o momento y no transfiere cualidad, propiedad ni particularidad. La información, es un conjunto de datos con atributos, los que, al ser procesados, contribuyen a la toma de decisión.

[iii] En distintos sitios de internet se hace referencia a estos estudios, sin embargo, no se dispone de él como tal. En variadas reuniones estas cifras a los clientes les hacen sentido, es más indican que las cifras se quedan cortas respecto a la realidad.

[iv] Software como un Servicio, (del inglés: Software as a Service, SaaS), es un modelo de distribución de software donde el soporte lógico y los datos que maneja se alojan en servidores de una compañía de tecnologías de información y comunicación (TIC), a los que se accede vía Internet desde un cliente. La empresa proveedora TIC se ocupa del servicio de mantenimiento, de la operación diaria y del soporte del software usado por el cliente. Regularmente el software puede ser consultado en cualquier computador, se encuentre presente en la empresa o no. Se deduce que la información, el procesamiento, los insumos, y los resultados de la lógica de negocio del software, están hospedados en la compañía de TIC. (Colaboradores Wikipedia, 2019)

[v] La acción y efecto de repudiar se conoce como repudio. Este concepto, que procede del vocablo latino repudium, indica el rechazo de algo o su no aceptación. Por ejemplo: “Fuerte repudio a las palabras del mandatario británico”, “Los dirigentes del club convocaron a un acto de repudio ante los hechos de violencia”, “El presidente se sorprendió ante el repudio de la gente”. https://definicion.de/repudio/

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