Por Elke von Loebenstein M.
Gonzalo Toledo Brito, experto en Documentos Laborales Electrónicos y Firma Electrónica Avanzada. Ingeniero Comercial y Técnico Universitario en Informática. Cuenta con un MBA de la Universidad Técnica Federico Santa María, en donde en 2015 ha sido distinguido dentro de los 10 profesionales de destacada trayectoria. Diplomado de Postítulo en Informática y Derecho en Universidad de Chile. Magíster en Derecho del Trabajo en la Universidad de los Andes. Es consejero del Instituto Chileno de Derecho y Tecnologías. Autor del libro “Documentos Laborales Electrónicos (DLE): Firma Electrónica, Asistencia, Subcontratación, Teletrabajo y Trabajo a Distancia”.
Gonzalo, gracias por los aportes que realizarás mensualmente a través de «Documentos laborarles electrónicos» y aceptar nuestra invitación para conversar sobre este importante proceso de modernización de las organizaciones, y que afecta profundamente las relaciones laborales. PRINCIPALMENTE considerando, la cada vez mayor presencia de la digitalización del trabajo y de los procesos en la Revolución Industrial 4.0. Esperamos tener pronto la oportunidad de leer tu libro Documentos Laborales Electrónicos, y constatar la importancia de la gestión de documentos laborales con el uso de la tecnología. Exactamente sobre esta temática vamos a iniciar las preguntas de la entrevista.
¿Podrías contarnos la importancia de la gestión de documentos en las empresas utilizando los recursos digitales? ¿Cuáles son las ventajas de la digitalización documental?
En la actualidad, la predisposición en las organizaciones es a la implantación de un sistema de gestión documental para los procesos en que se opera y en donde haya tratamiento de la información. El cambio responde a la necesidad de las organizaciones de ser más competitivos y de manera adicional se asocia a los beneficios que promete la automatización, que se ven reflejados en una mayor productividad, ahorro, eficacia y eficiencia.
La despapelización es una solución integral que está compuesta de seis elementos:
i. estructurar la información;
ii. digitalizar los documentos;
iii. administrar la información con el software especializado para gestión documental,
iv. almacenar la información digital en la nube;
v. almacenar de manera adecuada los archivos soportados en papel; y
vi. la operación de los nuevos documentos.
Lo principal es entender que esta desmaterialización de los documentos presenta indudables ventajas, como por ejemplo:
i. una mayor capacidad de atención, haciendo que los procesos sean más expeditos y simples,
ii. permite la recuperación del documento en cualquier momento y lugar,
iii. permite la custodia del documento encriptado de forma segura, desde su bóveda,
iv. las bóvedas son absolutamente seguras, existe un control de acceso a documentos valorados,
v. presenta ahorros significativos en administración de documentos,
vi. permite disponer de un sistema acabado de reportes y seguimiento de las actividades ejecutadas,
vii. proporciona seguridad a sus documentos durante todo el tiempo exigido legalmente e impide la adulteración maliciosa de estos,
viii. ahorro en infraestructura, logística y personal,
ix. disminución de tiempos de respuesta ante requerimientos internos y externos,
x. mejoría en los accesos, precisión y velocidad de los flujos de información,
xi. elimina la posibilidad de pérdida de documentos,
xii. integridad, asegurando el contenido del documento electrónico, garantizando que el mismo no ha sido manipulado en modo alguno,
xiii. confidencialidad, ya que solo el destinatario del documento electrónico podrá conocer su contenido.
¿Cuáles son los tipos de firma electrónica, aplican a la operación de Documentos Laborales?, ¿Qué tipo de firma electrónica debemos utilizar para los documentos laborales de una empresa?
La regulación chilena (Ley 19.799 “Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma”) distingue dos tipos de firma, la formalmente reconocida como Firma Electrónica Avanzada (su sigla coloquial es FEA), que tiene protocolos asociados a su entrega al dueño de ella, esta solución digital permite firmar documentos electrónicos y el firmante puede ser identificado y validado legalmente certificando la integridad del contenido y confidencialidad de la información del documento. Además, existe la coloquialmente denominada Firma Electrónica Simple (no existe sigla coloquial con la que se pueda identificar, de manera usual se le conoce como “firma simple”); que al no existir una definición formal y legal como tal se ha entendido que es todo complemento que permita “al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”. Hay algunos teóricos que plantean que existiría una tercera firma, la propia destinada a ser utilizada por el estado, cuestión que es abordada en el “TITULO II Uso de Firmas Electrónicas por los Órganos del Estado” de la ley en cuestión, exceptuando a las empresas públicas creadas por ley, “las que se regirán por las normas previstas para la emisión de documentos y firmas electrónicas por particulares”.
Con todo, el objetivo de nuestra conversación es la operación de Documentos Laborales Electrónicas con la Firma Electrónica Simple.
Los documentos laborales, como el contrato, el reglamento de empresa, el finiquito, entre tantos otros, tienen naturaleza de documentos privados. Para la gestión de estos documentos, debemos considerar la importancia de la firma, que, en el caso de documentos electrónicos, adoptará la firma electrónica.
Según ya hemos revisado, basta y es mínimo y suficiente operar con la firma electrónica simple.
¿El trabajador debe recibir una copia de estos documentos?
El trabajador DEBE recibir una copia de todo documento. Recordemos que en Chile no existe la obligación de una identidad digital. Dado lo anterior el regulador ha dispuesto que el trabajador mandate a la empresa que cualquier documento asociado. La autorización debe contener la identificación de las personas natural y jurídica. Luego indicar el mencionado correo electrónico y señalar que el empleador podrá realizar el tratamiento de mis datos personales antes especificados únicamente a los fines acá señalados, tratamiento que podrá realizar por sí o a través de mandatario, ello de conformidad a lo previsto en la Ley 19.628.
Este documento debe ser firmado. Dicha firma puede ser electrónica o la tradicional soportada en papel.
¿Cómo se opera la firma con PIN, es aceptada por el regulador?
Como se respalda la creación de un PIN (que después se utilizará para firmar), desde un email que puede ser creado por cualquiera ([email protected]), por ejemplo).
Mi opinión es que debe existir un mínimo que de vialidad. No sirve un proceso recursivo en donde se utilice el mail de ejemplo, y que de ese mail de ejemplo se cree un pin que luego utilizaremos para firmar.
En cualquier caso y cuando no hay una verificación (por ejemplo facial) no hay trazabilidad que de validez a dicho PIN. Excepto un papel (físico) firmado por el trabajador.
Se entiende que hoy los sistemas autorizados por la Dirección del trabajo no exigen directamente que el PIN sea creado conforme a un proceso valido, solo señalan que el cambio de dicho PIN debe estar en poder del trabajador. No se hace cargo de la creación del PIN; pues ha cedido en la propia empresa y/o en el software dicho proceso. Sin embargo, considero importante darle certeza al propio proceso, validándolo desde un inicio y no poniendo en riesgo toda la operación de los Documentos Laborales.
Ya sabemos, por la propia ley, el termino Firma Simple, en tal contexto un PIN deberá ser reconocido como tal (Firma Simple), si solo si en su creación cumple con lo dispuesto en el artículo 2º letra f) de la ley N°19.799 “…permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”.
En el contexto anterior; un listado proporcionado por el empleador que contenga una relación rut e email de sus trabajadores, en donde la plataforma propia o de un tercero (que operará los Documentos Laborales, Control de Asistencia u otro proceso) envíe un link para que el trabajador genere el PIN, no cumple con el precepto indicado (permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor). Existe una alternativa que permite cumplir con la máxima señalada, y es que exista un documento físico firmado por el propio trabajador, en donde señale fehacientemente dicha relación (rut, email). Es cierto que dicho documento puede ser firmado de manera electrónica. Sin embargo, de acuerdo con el párrafo anterior en este caso no se puede materializar. Esto es lo único que podrá dar validez, pues es la forma exclusiva que permite dar trazabilidad al proceso de creación del PIN.
Por contrapartida, una validación (que -nuevamente- cumpla con el precepto de permitir al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor), si podrá ser reconocido como valido para crear un PIN, precisamente pues cumple con la identificación formal.
En resumen, un PIN puede ser reconocido como Firma Simple, cuando el proceso de verificación previo sea homologado como Firma Simple.
Básicamente es hacerse cargo de la creación del PIN, permitiendo trazabilidad del proceso.
¿La forma como se almacenan los documentos tiene alguna característica específica para fines laborales (estoy pensando aquí en temas de fiscalización de los documentos)?
El regulador ha indicado que los funcionarios de su servicio deben tener siempre acceso a la información del sistema de manera permanente e irrestricta.
Existe acceso presencial, en donde los fiscalizadores podrán requerir el acceso al portal directamente en las mismas dependencias del empleador, para lo cual se le han de proporcionar los equipos, espacios y accesos que sean necesarios para desarrollar su labor.
Esto es tecnología y la aplicación al servicio del proceso. En el contexto anterior hay que preparar las soluciones para que exista un acceso remoto, se deberá proveer a la Dirección del Trabajo un acceso remoto único vía web, con un perfil de usuario que permita realizar consultas y descargar los reportes pertinentes, pero sin atribuciones de modificación. De esta manera, los funcionarios de la Dirección del Trabajo no requerirán solicitar acceso a las plataformas. Lo anterior basado en las Facultades que les entrega a los fiscalizadores los arts. 23 a 37 D.F.L N° 2.
¿Qué pasa con grupos económicos en la gestión documental electrónica? Eso porque se exige que las empresas tengan la documentación de sus trabajadores en el establecimiento empresarial. ¿Si el holding tiene todos los documentos en su servidor, esto es suficiente para atender a esta exigencia? ¿Y si los documentos están en una nube?
Como se revisó, existen dos consideraciones. La primera asociada a la copia del trabajador y la segunda a la de la empresa.
Respecto de la empresa, es una decisión de cada cual, sin embargo la nube presenta ventajas si es cotejada contra servicios propios. La nube es un medio de almacenamiento virtual, en donde los documentos son guardados y distribuidos en diferentes servidores conectados mediante la red Internet. La nube permite el almacenamiento de cantidades ilimitadas de archivos, sin importar el tamaño de estos y sin afectar ni impactar el funcionamiento de sus servidores; con lo anterior la falta de espacio en equipos locales ya no es un problema. El almacenamiento en la nube es más económico, no se requiere personal especializado para administrar los datos/información almacenados y tampoco implica realizar los procesos de actualización de hardware y de software, que son materia del proveedor. Operar en la nube ofrece la seguridad de no tener que ocuparse por el ataque de un hacker o de los virus, pues los datos están almacenados lejos de sus computadores y de manera protegida.
Adicionalmente, no se deberá alarmar por fallas, daños o robos, ya que la información está protegida en la nube y para acceder y recuperarla solo se requiere de una conexión a la red Internet. En la nube concurren comodidad y ahorro, teniendo en cuenta que es posible acceder desde cualquier dispositivo y que se puede ahorrar espacio en equipamiento propio para almacenar los archivos. Lo anterior implica dejar de depender de los sistemas de almacenamiento habituales y de servidores privados, que tienen valores mayores y son caros de mantener, pudiendo, adicionalmente, elegir el momento en que se pretende aumentar el espacio de almacenamiento.
La Dirección del Trabajo, en su plataforma de Trámites y Servicios, ofrece la posibilidad de hacer un contrato de trabajo electrónico, donde cada una de las partes, empleador y trabajador, tienen que ingresar con sus claves únicas del Registro Civil para ofrecer las propuestas de contrato y finiquito, y el trabajador, del otro lado, aceptarlas. ¿Esta modalidad está conforme lo exigido en la ley 19.799 sobre firmas electrónicas? ¿Qué tipo de firma electrónica es la que se genera en estos contratos y finiquitos de la plataforma de Trámites y Servicios de la Dirección del Trabajo, simple o avanzada?
Conforme a lo señalado la ley, indica que es la Firma Simple (término coloquial como lo hemos indicado) “…permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”. Conforme a lo anterior la Clave Única del Estado cumple completamente con dicho precepto. Hoy día se puede solicitar vía telemática, en donde a través de una videollamada con un ejecutivo del Registro Civil se procede a la creación de la Clave Única y segundo de manera presencial: en cualquier oficina del Servicio de Registro Civil e Identificación o de la red ChileAtiende.
Para ser consistentes con la definición, el proceso debe ser realizado únicamente por el titular.
Otra cosa distinta es que encontremos que el estado preste servicios que los privados podemos desarrollar e innovar en ellos. Nosotros en DCD (www.dcdoc.cl) utilizamos tecnología facial para el proceso de enrolamiento y cuidamos que cada documento sea accedido únicamente por quien está autorizado.
Una última pregunta, ¿cómo verificas la tendencia de la digitalización de los documentos laborales? ¿Estamos avanzando hacia una efectiva digitalización o aún hay una resistencia por parte de las empresas en adoptar esta modalidad de gestión documental?
En DCD (www.dcdoc.cl) estamos en sintonía con las organizaciones, tenemos los mismos intereses que las empresas. Porque nos importa que sus documentos labores estén respaldados y seguros, hemos creado el Depósito Central de Documentos (www.dcdoc.cl). Nuestra plataforma, acreditada por la Dirección del Trabajo, permite custodiar todos los documentos laborales, con copias digitales y posterior destrucción, garantizando una mayor seguridad y trazabilidad de los documentos más importantes tu negocio.
Hemos obtenido de la Dirección del Trabajo autorizaciones únicas, despapelización histórica con validez legal de los documentos digitales, bóvedas únicas por cada persona y empresa, nuestro gestor de documentación laboral electrónica pueda crear de manera nativa un correo electrónico para cada trabajador utilizando su número de cédula nacional de identidad. Nada más inteligente que comunicarse con los trabajadores a un email de la forma [email protected], que es propiedad de cada persona, logrando contactabilidad absoluta.