El tribunal pleno de la Corte Suprema analizó el proyecto de ley que modifica la estructura y funciones del sistema registral y notarial, informe que fue remitido a la presidenta de la Cámara de Diputados, Maya Fernández.
Luego de un análisis de cada una de las reformas que se proponen, el pleno de ministros valoró que la iniciativa busque modernizar la función notarial y registral, a través de la incorporación de soportes digitales.
El informe sostiene que en los términos expuestos, esta Corte destaca positivamente la iniciativa que se consulta, inspirada en el interés de modernizar la función notarial y registral, consagrando legislativamente la incorporación de tecnología en la realización y consulta de trámites, la creación de registros digitales y la transmisión de instrumentos e información, lo que además de simplificar los trámites asociados a ella, redunda en la incorporación de estándares de transparencia.
Sin embargo, y sin perjuicio de lo anterior, la Corte Suprema estima del caso llamar la atención sobre las siguientes observaciones que han surgido del estudio del proyecto que se informa:
1.- Sobre la pertinencia de requerir informe de la Fiscalía Nacional Económica para la creación de nuevos cargos de notario, en aras de garantizar la libre competencia de los mercados, toda vez que sin perjuicio de las contribuciones que pueda hacer tal institución al debate o discusión sobre la correcta o igualitaria conformación del mercado de la actividad económica de los notarios, no puede perderse de vista la condición de auxiliares de la administración de justicia y el carácter de la función que ellos desempeñan, como garantes de la fe pública, por lo que se estima pertinente mantener la exigencia de informe favorable de las Cortes de Apelaciones respectivas en el referido proceso.
2.- Asimismo, teniendo en consideración que la existencia de categorías dentro de las series que integran el escalafón secundario encuentra su justificación, entre otros motivos, en la comprensión de la complejidad de los asuntos que se ventilan en los diversos territorios jurisdiccionales que integran cada una de las series, permitiendo la operatividad de la carrera funcionaria, no se comparte su eliminación. Por otra parte, esta Corte expresa inquietud ante la falta de claridad en lo referido al régimen recursivo que se consagra para las distintas resoluciones que se dicten en las distintas etapas del concurso para acceder al cargo de notario, como se manifiesta en el motivo 13º, estimando pertinente, en todo caso, mantener la competencia de este tribunal para conocer de la reclamación de las ternas.
En otro orden de cosas y sin perjuicio de hacer presente que esta Corte ha adoptado una serie de medidas tendientes a garantizar que el ingreso a la función notarial sea para las personas mejor calificadas, a través de procesos de selección predeterminados y que contemplan fases de evaluación de conocimientos, llama la atención de este Tribunal la drástica consecuencia asociada a la segunda reprobación de los exámenes a rendir por los funcionarios, cada tres años, sin perjuicio de las restantes observaciones contenidas al respecto, en el considerando 12º.
3.- En lo relativo a la causal de cese de funciones a los 21 años de ejercicio de una misma plaza de notario, surgen dudas sobre las razones para establecer tal hipótesis de término de funciones sólo respecto de los notarios en relación a otros auxiliares de la administración de justicia, los que se encuentran sujetos al límite de 75 años de edad; sobre los motivos para fijar tal parámetro de tiempo y no otro; como también sobre su utilidad, al limitarlo a la vinculación a un mismo oficio, lo que podría alentar prácticas poco deseables y tendientes a eludir tal causal, sin abandonar el desempeño de la profesión. Asimismo, se advierte que el proyecto no contiene mención alguna respecto de la situación de las personas que actualmente desempeñan el oficio, ante el nuevo régimen cuya instauración se propone.
4.-En lo referido a la creación de la figura del fedatario, llama la atención lo exiguo de los requisitos impuestos a estos nuevos ministros de fe para su incorporación a un sistema que tiene por objeto garantizar la fe pública, sin imponer restricciones tendientes a evitar la delegación de funciones, lo que puede traer problemas que no solo son de orden público. Asimismo, no se advierte en la exposición de motivos del proyecto un estudio referido al impacto de la creación de este cargo para notarías que hoy prestan servicios, precisamente, en el ámbito que el proyecto asigna a los fedatarios.
5.- Por otra parte, respecto de la creación del Archivo Digital de poderes y un repositorio digital, bajo la supervigilancia del Registro Civil y sin perjuicio de las observaciones vertidas en el fundamento Trigésimo cuarto, surge la inquietud sobre la conveniencia de elaborar un informe técnico sobre la actual capacidad de la referida entidad para asumir tal carga y adoptar, en su caso, las medidas que corresponda.
6.- En lo referido al régimen disciplinario aplicable a notarios y conservadores, surge la inquietud respecto de la adecuación de la normativa propuesta con la garantía del debido proceso en tal ámbito, de acuerdo a las observaciones formuladas en el motivo 25º.
7.- Asimismo y en lo relativo a la responsabilidad del notario por el hecho ajeno con ocasión de los actos de su reemplazante, esta Corte observa que sería necesario subsanar las omisiones detectadas en tal aspecto cuando el reemplazo es definido por la Corte de Apelaciones respectiva, tal como se observa en el considerando Décimo quinto.
8.- En otro orden de ideas, esta Corte se permite sugerir se solicite informe a la Academia Judicial sobre el impacto que generará en dicha institución asumir los programas de perfeccionamiento de notarios y conservadores, con el objeto de dotarla de los recursos e infraestructura que resulte necesaria para tal cometido.
9.- Llama la atención de esta Corte las escasas referencias en el proyecto al arancel de los notarios y conservadores, factor que da origen a un sinnúmero de reclamos de que la judicatura debe conocer y cuya actualización es una tarea pendiente del Poder Ejecutivo. Este punto es uno de aquellos que resulta primordial abordar, atendidas las distintas medidas y tecnologías que el proyecto propone incorporar a la labor registral y cuyo impacto será traspasado al público, de manera que se impone su regulación.
10.- Asimismo, este tribunal observa la conveniencia de introducir, por vía legislativa, regulaciones referidas al régimen del personal que labora en los oficios de notarios y conservadores, con el objeto de precaver las dificultades que se han advertido en la práctica al estimarlos personal del oficio y/o dependientes del notario, para los efectos de la celebración de los contratos colectivos.
11.- Por último y valorando en forma extremadamente positiva la regulación propuesta, en cuanto incorpora tecnología en el desempeño de la función notarial y registral, este tribunal remite a S.S. dos autos acordados, de 13 de octubre de 2006 y de 17 de septiembre de 2008, con que esta Corte Suprema ha reglamentado y autorizado el uso de documentos y firma electrónica por Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales.
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