En una columna publicada recientemente, Yolanda Rodríguez, española, doctora en ciencias de la Información y Periodista, afirma que gestionar bien el tiempo en un despacho de abogados puede suponer la clave del éxito o el fracaso del mismo. “La eficacia, más que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer”, indica.

Yolanda Rodríguez entrega las siguientes claves:

1.- Planificar es decidir qué se ha de hacer.

Dedicar tiempo a planificar no es perderlo, todo lo contrario, en la mayoría de los casos es ganarlo. Una buena planificación tiene que estar basada en un programa donde se tengan en cuenta no sólo las tareas a realizar sino también las posibles interrupciones, conflictos y retrasos habituales para lograr los objetivos marcados.
Hay que tener en cuenta lo que se denomina “doble planificación”, recogiendo el mejor y el peor de los escenarios posibles para poder usar la que mejor se adapte a las circunstancias.
Conviene recordar que todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es necesario respetar ciegamente esta planificación si nos surge una actividad alternativa de mayor interés.

2.- Prometa menos y cumpla más.

Especialmente en la fecha de las vistas, actos de conciliación, presentación de escritos, etc. Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo. Evite la falacia de planificación sobrestimando el tiempo que piense que  va a llevar un trabajo. Con ello, asegurará el cumplimiento del plazo, a pesar de los imprevistos . Si termina antes conseguirá una imagen más positiva para el despacho.

3.- Recuerde siempre la Ley de Pareto.

El 20 por ciento del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80 por ciento de los resultados. Esta idea resulta, por otra parte, muy familiar a la experiencia de cualquier profesional, que sabe perfectamente que más o menos, el 20 por ciento de los clientes nos produce probablemente el 80 por ciento de los beneficios. Por ello hay que atender a este 20 por ciento de modo muy especial.

4.- Divida los trabajos grandes.

En tareas que pueda manejar estableciendo horarios para cada tareas menores. Hacer varias cosas a la vez no es un uso eficaz del tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración.
Intente evitar la Ley de Parkinson: Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización

5.- Haga un seguimiento de sus progresos.

Siempre hay cosas más importantes que otras y son éstas las que requieren prioridad. Stephen R. Covey señala se pueden clasificar las distintas tareas y actividades diarias según estos dos criterios:
Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata.
Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados.
Con la frecuencia (diaria, semanal o mensual) que estime más oportuna o incluso combinándolas haga y siga una lista de prioridades para conseguir los objetivos del despacho. Priorice siempre lo más urgente, aunque no le guste demasiado.

6.- Delegue en lo que pueda.

A veces, enseñar a una persona a realizar tareas que usted no supone perder el tiempo sino invertirlo en el futuro. Dirigir un despacho no es hacer todas las cosas uno mismo, sino conseguir resultados a través de un equipo.

7.- Aprenda a decir no.

No escoja encargos que no puedas realizar, no alargue las jornadas de trabajo de manera continua (tanto si se le paga como si no).
Diga no a las visitas inesperadas que puedan romper su agenda y hacer esperar a clientes que sí están programados. Tiene que aprender también a acortar las visitas inesperadas. (Pídales que vengan en un momento que a usted le convenga más. Muéstrese ocupado. Manténgase de pie; las conversaciones serán más cortas).

8.- Agrupe las tareas según las capacidades requeridas.

Por ejemplo, haga los trabajos más difíciles y/o tediosos al principio, en vez de al final.
Analice sus horas de mayor o menor rendimiento y reparta las tareas de acuerdo a ellas (Planifique lo más fácil cuando menos rindas).

9.- Busque “atajos”.

Identifique nuevas formas y/o técnicas para hacer las cosas que puedan suponer un ahorro de tiempo respecto a la forma en que siempre lo has hecho.

10.- Programar actividades de ocio.

Para rendir mejor laboralmente es preciso equilibrar la relación trabajo-resto de la vida. Conviene programar los tiempos dedicados a la familia, los amigos, aficiones y proyectos especiales, en vez de dedicarles el tiempo que sobre. Ellos son igual de importantes.

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