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SUSESO determina plazo de conservación y eliminación de los documentos que indica por las Mutuales de Seguridad.

El pronunciamiento de la Superintendencia responde a la presentación realizada por una Mutualidad.

13 de enero de 2021

La requirente solicitó un pronunciamiento sobre el plazo por el cual debe conservar los documentos que indica, fundada en la complejidad de conservar dicha documentación, en razón del espacio físico que se requiere para su custodia y los costos asociados; proponiendo mantenerla en dicho formato por un plazo de 3 años, procediendo luego a su respaldo en un sistema de soporte informático.

El dictamen expone que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 2° del D.L. Nº 2.412 de 1978, se autoriza a las Instituciones de Previsión a microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia, así como destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos, previa autorización de la Superintendencia.

Agrega que la Contraloría General, a través del dictamen N° 23.766 de 2008, consideró la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la Ley N°18.845.

En consecuencia, autoriza la propuesta de la requirente, en la medida que cumpla los siguientes requisitos:

a) Los documentos deberán ser respaldados en medios inalterables que cumplan las características de un medio de respaldo seguro y los principios señalados en el artículo 2 de la citada Ley N°18.845.

b) Los documentos deberán ser inventariados antes de ser destruidos dejando constancia de ello, indicando entre otros datos la identificación detallada del documento y la fecha de destrucción.

c) No podrán eliminarse los documentos originales cuyos antecedentes fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad, hasta que la investigación, reclamación o el juicio en su caso, se encuentre totalmente terminado y/ o ejecutoriada la resolución recaída en ellos.

 

Vea texto íntegro del Dictamen N°90-2021.

 

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