Artículos de Opinión

Documento Electrónico.

La legislación chilena conceptualiza al documento electrónico ocupándose del carácter funcional y utilitario del mismo y aplicando el principio de neutralidad tecnológica[i], señala en el Artículo 2° letra d) de la Ley 19.799 que se trata de “toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”.

Del concepto de Documento.

La implantación de soluciones electrónicas en las empresas supone un importante desafío principalmente para las propias compañías, incluidos la gerencia, la capa media de administración y por sobre todo a los trabajadores que van a utilizar estos nuevos recursos que pone a su disposición la tecnología, con el objetivo de transformar las tradicionales relaciones basadas en el formato presencial, a nuevas formas basadas en los soportes remotos o virtuales.

Regularmente en el lenguaje español el uso la palabra “documento” se encuentra ampliamente difundido, aun cuando no siempre sabemos o somos conscientes del significado de dicha palabra. En un sentido estricto, la Real Academia Española (2019) define este concepto como:

“1. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. 2. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. 3. Cosa que sirve para testimoniar un hecho o informar de él, especialmente del pasado. 4. Instrucción que se da a alguien como aviso y consejo en cualquier materia”.

Entonces un documento puede ser, una hoja escrita, una piedra tallada, una grabación, una película, un resto de vasija puede ser un documento arqueológico, etc. En este sentido extenso, el concepto de documento puede identificarse con el de “fuente de conocimiento e información”.

La legislación chilena conceptualiza al documento electrónico ocupándose del carácter funcional y utilitario del mismo y aplicando el principio de neutralidad tecnológica[i], señala en el Artículo 2° letra d) de la Ley 19.799 que se trata de “toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”.

Pese a lo amplio del concepto de documento electrónico, se requiere entender que no todo documento en que participa un computador es un ‘documento electrónico’. Dado lo anterior es relevante señalar que un documento elaborado en un computador y que luego es impreso en una impresora tradicional, no es más que la representación impresa de un documento electrónico. En resumen, un documento electrónico es aquel que es generado por un medio tecnológico y cuya principal distinción se relaciona con el soporte en el cual se registra el documento.

La desmaterialización[ii] del documento.

Lo relevante es comprender cómo ha cambiado el concepto de documento tradicional al de documento electrónico, olvidando la perspectiva basada en la estructura, y migrar a un concepto neutral en cuanto al soporte en el cual se registra el documento y a su estructura para representarlo, ocupándose más en las funciones del propio documento: i) creación de situaciones ii) acreditación de determinados hechos o actos y iii) permanencia en el tiempo de las situaciones, hechos o actos creados.

El concepto de documento ahora hace considerar como relevante el tema de la representación, es decir, el soporte que contiene el documento como tal. Con las nuevas tecnologías han surgido más formas de soporte y almacenamiento, los datos de los documentos electrónicos (gráficos, alfanuméricos, numéricos, audio, video, otros) se registran con soportes binarios, en soportes magnéticos, ópticos, electrostáticos, etc., y requieren para poder reproducirlos una pantalla, impresora, parlantes, etc., y para poder transmitirlos se necesitan redes de comunicación digital, telefonía móvil, etc.

En resumen, esta es una figura en donde participan variadas formas de expresión que contienen los datos señalados, por lo que es natural que para entender el concepto de documento electrónico se busque un criterio más amplio y no restrictivo como lo es el concepto tradicional de documento.

Lo principal es entender que esta desmaterialización de los documentos presenta indudables ventajas, como por ejemplo:

i. una mayor capacidad de atención, haciendo que los procesos sean más expeditos y simples,

ii. hay reducción de costos y tiempos,

iii. permite la recuperación del documento en cualquier momento y lugar,

iv. permite la custodia del documento encriptado de forma segura,

v. presenta ahorros significativos en administración de documentos,

vi. permite disponer de un sistema acabado de reportes y seguimiento de las actividades ejecutadas,

vii. proporciona seguridad a sus documentos durante todo el tiempo exigido legalmente e impide la adulteración maliciosa de estos,

viii. disminución de tiempos de búsqueda al contar con una plataforma digital unificada para el almacenamiento y administración de documentos,

xi. ahorro en infraestructura, logística y personal,

x. disminución de tiempos de respuesta ante requerimientos internos y externos,

xi. mejoría en los accesos, precisión y velocidad de los flujos de información,

xii. control de acceso a documentos valorados,

xiii. reducción de costos y espacios de almacenamiento,

xiv. elimina la posibilidad de pérdida de documentos,

xv. integridad, asegurando el contenido del documento electrónico, garantizando que el mismo no ha sido manipulado en modo alguno,

xvi. confidencialidad, ya que solo el destinatario del documento electrónico podrá conocer su contenido.

De las características del documento electrónico.

Considerando que ya se ha definido el concepto de documento electrónico, se establecen las características de este:

i. La escritura. Los documentos electrónicos también están escritos en un lenguaje técnico: el binario. En este contexto un documento electrónico es un conjunto de bits, un registro de 1 y 0 que cifrados y descifrados por un computador representan imágenes, sonido o textos.

ii. Las copias. En los documentos analógicos es muy fácil distinguir entre el original de una copia. En el caso de los ‘documentos electrónicos’, el tema abarca desde comprender que el ‘único original’ es el conservado en la memoria del soporte informático que lo ha creado y cualquier otro registro es una copia, por lo anterior y considerando la naturaleza tecnológica no se podría diferenciar entre original y copia.

En estricto rigor, cuando se habla de original puro solo se refiere a los registros insertos en la memoria RAM del computador, y considerando que es volátil, termina almacenándose en algún disco. Por lo anterior, en lo que respecta a los documentos electrónicos, no tiene sentido distinguir entre originales y copias, lo relevante es que este tenga la capacidad de asegurar integridad y autoría.

Con el avance de las nuevas tecnologías el concepto tradicional de documento y de archivo cambia de manera relevante. El paso de la actual documentación soportada en papel a formatos electrónicos, asegurar su integridad y autoría, comprobar su autenticidad y la de quienes firman, el archivo y su posterior recuperación, son procesos que están condicionados por la nueva definición de archivo y de documento.

El trabajo en los archivos y en los documentos, cuando se habla de soporte en papel, está definido de manera clara y con un procedimiento reglado y consolidado y sobre el que no existen dudas sobre cómo ejecutarlo. Aún no se puede decir que se ha llegado a la ‘oficina sin papeles’[iii], pero sí se puede señalar que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato soportado en papel.

El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el que se registró de manera original. La razón por la que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es que la información no varía. (Santiago, 29 julio 2021)

 

[i] La Neutralidad Tecnológica es definida como «la libertad de los individuos y las organizaciones de elegir la tecnología más apropiada y adecuada a sus necesidades y requerimientos para el desarrollo, adquisición, utilización o comercialización, sin dependencias de conocimiento implicadas como la información o los datos”…” Desde el punto de vista del usuario, y especialmente en el ámbito de la Administración electrónica, la neutralidad tecnológica implica que dicho usuario debe poder dirigirse a la Administración Pública por vías tecnológicas sin que se le imponga ningún tipo de tecnología específica.”… La “neutralidad tecnológica también se usa como la característica de una ley que enuncia derechos y obligaciones de las personas sin disponer nada acerca de los medios tecnológicos necesarios para que se cumplan. Se trata de leyes que se desinteresan del marco tecnológico.” (Colaboradores de Wikipedia, 2018).

https://es.wikipedia.org/wiki/Neutralidad_tecnol%C3%B3gica Última visita 14/02/2019.

[ii] La desmaterialización o digitalización o virtualización u Oficina sin papel se refiere al remplazo de los soportes tradicionales de información por archivos informáticos. Este remplazo puede tener distintos grados de avance, llegando incluso a lo que da en llamarse “organización sin papeles” o “escritorio sin papeles” o “digitalización total” o “cero soporte papel”, cuando se logra una substitución completa. Este cambio en el tipo de soporte de información, también abarca a los hogares. (Colaboradores de Wikipedia, 2019).

[iii] La oficina sin papel, es un concepto relativamente antiguo que data de los años 1940 cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. Con la llegada de los computadores personales, esta idea toma renovado impulso, sin embargo, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario. Con la llegada de Internet esta tendencia vuelve a retomarse toda su fuerza. La oficina sin papel está considerada una filosofía innovadora que permite trabajar con la cantidad mínima de papel convirtiendo todo tipo de documentos al formato digital. Con la madurez de conceptos como la Factura electrónica y la firma electrónica, se eliminan dos muros antes insalvables como la eliminación de facturas y contratos en papel. Gracias a la firma digital, las versiones electrónicas de dichos tipos de documentos se consideran incluso más seguras que sus predecesores. (Colaboradores de Wikipedia, 2019).

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  1. La definición de Neutralidad Tecnológica citada como de Wikipedia, corresponde mencionar la real autoría, tal como cita la propia Wikipedia. La fuente de la definición es el paper de mi autoría: Ríos, Mauro, Technological Neutrality and Conceptual Singularity (January 10, 2013). Available at SSRN: https://ssrn.com/abstract=2198887 or http://dx.doi.org/10.2139/ssrn.2198887 o bien en español en https://red.novagob.org/la-neutralidad-tecnola3gica-y-la-singularidad-conceptual/