El Consejo para la Transparencia (CPLT) rechazó el amparo de acceso a la información pública interpuesto en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, mediante el cual se pretendía obtener la entrega del RUN de una persona fallecida el año 1980.

El Servicio de Registro Civil e Identificación denegó a la peticionaria el acceso del RUN solicitado, pues en su opinión la Ley de Transparencia no es la vía apropiada para acceder a tal información (la requirente en su presentación inicial indicó que asistió a varias oficinas del Registro Civil y al Archivo Nacional sin conseguir antecedentes o registros del fallecido).

Precisa el organismo público que existe un mecanismo especial para acceder al RUN de una persona, el cual se puede solicitar en cualquier oficina de su repartición por parte del titular, además, un tercero también puede efectuar el trámite contando con un poder debidamente autorizado.

Añade que existe un proceso destinado a la asignación de RUN a personas fallecidas, el que se materializa a través del llenado de un Formulario denominado “Solicitación de Asignación de RUN para tramitación de Posesión Efectiva”, que permite incorporar y asociar las inscripciones correspondientes a las personas consultadas con sus respectivos números de RUN pudiendo ser esto requerido por un familiar directo o por un tercero que cuente con un poder debidamente autorizado ante notario u otro ministro de fe.

Ante la negativa del Servicio de Registro Civil e Identificación, la requirente interpuso amparo de acceso a la información pública. La reclamante discrepó de la respuesta del órgano requerido –que debía contar con una autorización de un familiar directo-, dado que en este caso es imposible obtener un poder porque la persona cuyo RUN se solicita falleció sin dejar herederos o familiares alguno, por lo que no puede solicitar el referido poder. Agrega que la necesidad de obtener el certificado de defunción de la persona fallecida obedece a que debe avisar al Ministerio de Bienes Nacionales, con quien inició un proceso de denuncia de herencia vacante, pero sin un certificado no puede hacer la denuncia y sin el RUN no puede acceder al certificado (doble impedimento).

El CPLT acogió a trámite el amparo y le confirió traslado al organismo reclamado.

En sus descargos y observaciones, el Servicio de Registro Civil e Identificación, reiteró que se prevé un procedimiento especial para solicitar los RUN de personas fallecidas.

Enseguida citó jurisprudencia del CPLT sobre la materia consultada, para sostener que “(…) no cabe duda que la identificación de una persona, aun cuando se trate de un fallecido, vuelve el dato solicitado en uno de naturaleza personal, cuya divulgación sin la anuencia de su titular, o sus herederos, puede lesionar los derechos de carácter personal y derivados de sus relaciones íntimas, concurriendo la causal de reserva del artículo 21, N°2, de la Ley de Transparencia”.

Además, la institución reclamada puntualizó que “(…) las partidas de nacimiento, matrimonio y defunción que datan de los años 1885 a 1940, contienen datos exiguos e imprecisos y no hacían más referencia que a los nombres de los padres de manera incompleta, y generalmente se hacía hincapié que eran conocidos del oficial civil, no incorporándose más datos que permitan hacer una indagación efectiva respecto de las personas en consulta”.

Continua su exposición el Servicio, explicando que “(…) para casos en los cuales las personas interesadas no poseen más datos que les permita pesquisar en el sistema del organismo los hechos vitales descritos y tener certeza de existir datos registrales, como en este caso la defunción, es necesario que cada persona interesada concurra personalmente a sus oficinas para recabar, de existir, la información, mediante la búsqueda manual que se realice de los hechos vitales en los Libros de Índices que se encuentran ubicados en sus oficinas distribuidas a lo largo del país o en la oficina que se indica”.

En definitiva, el organismo público expresó que “(…) la información que posiblemente conste en sus registros manuales sea la partida de defunción de la persona consultada, en el supuesto que el referido hecho vital haya sido inscrito, pero como la consulta se refiere a un individuo que no registra datos en el sistema, es necesario que quien quiera acceder a dicha inscripción realice una búsqueda manual de estos hechos, que implicaría una distracción indebida de las funciones propias del organismo, pues implicaría realizar la revisión manual de todos los libros de un período que comprenda incluso un año, pues cada año puede tener desde unos 40 libros y cada uno desde 100 a 350 inscripciones”.

Para resolver el amparo de acceso a información, el CPLT hace presente que en sus decisiones Roles  C1764/21; C7432/21 y C237/22, en las que se efectuaron consultas similares a la descrita, decidió que la naturaleza de los registros en poder del Servicio de Registro Civil e Identificación “(…) no constituyen una fuente de acceso público, esto es, aquella a la cual toda persona puede acceder sin restricciones de ningún tipo. En efecto, la circunstancia de que, para acceder al contenido de determinada información en poder del organismo requerido, se deba proporcionar datos como; el nombre o la cédula de identidad, supone, necesariamente, excluir dichos registros de la calificación de fuentes de libre acceso público”.

Prosigue el CPLT transcribiendo un extracto de la decisión Rol N°1519/15, en la cual dejó asentado que “(…) la información del Servicio de Registro Civil e Identificación relativa a una persona se entrega en forma individual mediante certificados y copias autorizadas y en base del suministro previo de determinados datos, tales como el nombre o RUN para poder acceder a los datos e información que ellos se anota. En consecuencia, el legislador ha fijado un régimen especial de acceso a la información que obra en esos registros públicos (…) y a ese régimen debe estar (…) de este modo el solicitante no puede utilizar la Ley de Transparencia para acceder a la información contenida en los registros públicos del Servicio (…) y obviar de esta manera, la exigencia de proporcionar previamente ciertos datos para obtener la información que allí se encuentra. Asimismo, éste no puede obviar la exigencia de pagar los impuestos respectivos”. Doctrina que fue refrendada por la Corte de Santiago, en causa Rol N°8582/2014.

En razón de lo anterior, el Consejo desestimó el amparo “(…) por no constituir el procedimiento de acceso a la información contemplado en la Ley de Transparencia, la vía para obtener lo requerido”.

El CPLT no se pronunció respecto a las demás alegaciones realizadas por el órgano reclamado, por resultar inoficiosas.

Vea decisión del CPLT Rol N°C13158/22.