Se solicitó a la Dirección del Trabajo por la empresa FMG Asesores precisar cuál es el marco regulatorio vigente para los sistemas destinados a la generación, firma y gestión de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.
La Dirección del Trabajo, para atender el requerimiento, cita su Dictamen N°0789/15 del 2015, en el cual fijó los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Tales requisitos son: A) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a internet, a partir del RUT del empleador; B) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizan sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra A), pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra B) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
Los demás requisitos son: C) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo; D) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir; E) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Agrega el órgano Fiscalizador, que en su jurisprudencia administrativa vigente, se han asentado las siguientes exigencias de operación relacionado con los dependientes que utilicen estas plataformas:
I.- Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En mérito del precedente enunciado, la Dirección responde que “(…) los destinatarios de la documentación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónica no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entrega en soporto papel”.
II.- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al email particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.
En virtud de tal exigencia, la Dirección del Trabajo expresa que “(…) entonces, no se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos –al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada”.
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Finalmente, la Dirección dictamina que “(…) las presentaciones referidas a la materia de que se trata deben ser dirigidas directamente al nivel central, específicamente, al Departamento Jurídico de esta Dirección, acompañando a la carta conductora la información que se estime necesaria para explicar o demostrar el cumplimiento de cada exigencia”.
Vea Ordinario N°365 del 2023 de la Dirección del Trabajo.