El Servicio Nacional de Menores (Sename) solicitó a la Contraloría General de la República pronunciamiento que determine cuándo pueden eliminarse los expedientes de ejecución de las sanciones de jóvenes atendidos en el contexto de la ley N° 20.084, que establece un sistema de responsabilidad de los adolescentes por infracción a la ley penal.
Para fundamentar su respuesta, el Contralor señala que la ley N° 20.084 regula la responsabilidad penal de los adolescentes por los delitos que cometan, el procedimiento para la averiguación y establecimiento de dicha responsabilidad, la determinación de las sanciones procedentes y la forma de ejecución de estas.
Según lo dispuesto en su artículo 6°, entre las sanciones que pueden aplicarse a los adolescentes se encuentran las privativas de libertad, que consisten en la internación del joven en régimen cerrado o semicerrado en alguno de los centros contemplados al efecto; y aquellas no privativas de libertad.
En ese contexto, el Título III de la ley regula la ejecución de tales sanciones, estableciendo que el Sename asegurará la existencia en las distintas regiones del país de los programas necesarios para la ejecución y control de las medidas no privativas de libertad, las que serán ejecutadas por los colaboradores acreditados que hayan celebrado los convenios respectivos con esa institución, según las normas que contenga un reglamento.
Por su parte, el artículo 43 dispone que la administración de los centros cerrados de privación de libertad y de los recintos donde se cumpla la medida de internación provisoria, corresponderá siempre y en forma directa al Sename; y que para dar cumplimiento a las sanciones privativas de libertad y a la medida de internación de que se trata existirán tres tipos de centros, cuya organización y funcionamiento se regularán en el anotado reglamento.
Por su parte, el decreto N° 1.378, de 2006, del entonces Ministerio de Justicia, que contiene el reglamento de la citada ley N° 20.084, prevé, en su artículo 35, que siempre que se ordene el ingreso de un adolescente a un centro o programa, debe formarse un expediente de ejecución completo y fidedigno, que contendrá, en síntesis, la orden judicial de ingreso, la ficha técnica de ingreso -con datos personales, de la causa y de la sanción aplicada-, el plan de intervención individual aprobado por el juez, los informes periódicos sobre la evolución y desarrollo de dicho plan, copia de los informes remitidos al tribunal y las sanciones disciplinarias del adolescente.
Tal expediente es de exclusivo uso del personal autorizado por el director del programa o jefe de la unidad, y la entrega de información relativa a los datos contenidos en aquel y que digan relación con aspectos personales del adolescente se encuentra sujeta a lo dispuesto en la ley Nº 19.628, sobre Protección a la Vida Privada.
Añade que el artículo 89 del texto reglamentario aludido, establece que al quedar en libertad un adolescente por cumplirse su sanción de internación, su expediente será cerrado y, transcurridos los plazos que correspondan, será destruido de conformidad a las normas legales pertinentes, y en caso de haberse sustituido la sanción de internación por otra, el expediente se cerrará solo al cumplirse un año del total cumplimiento de la segunda.
En ese orden de ideas, el Contralor recuerda que el artículo 6° de la mencionada ley N° 19.628, señala que los datos personales deberán ser eliminados o cancelados cuando su almacenamiento carezca de fundamento legal o cuando hayan caducado; mientras que su artículo 9° prevé que tales datos deben utilizarse solo para los fines para los cuales hubieren sido recolectados.
Al respecto, el artículo 21 de ese cuerpo normativo, establece que los organismos públicos que sometan a tratamiento datos personales relativos a condenas por delitos, infracciones administrativas o faltas disciplinarias, no podrán comunicarlos una vez prescrita la acción penal o administrativa, o cumplida o prescrita la sanción o la pena.
De la normativa expuesta el Contralor advierte que la ley N° 20.084 establece una serie de sanciones que pueden aplicarse a los adolescentes, algunas de las cuales implican su ingreso a un centro o programa a cargo del Sename o de alguno de sus colaboradores.
En dichos casos, corresponde abrir un expediente para la ejecución de la sanción que se ha impuesto y cuyo objetivo es recopilar los antecedentes necesarios para llevar a cabo la internación o programa de que se trate.
Asimismo, de la ley y su reglamento aparece que el respectivo expediente debe cerrarse una vez que el joven queda en libertad por haber cumplido la sanción de internación o, si esta ha sido sustituida por otra, transcurrido un año de cumplida esa nueva medida.
Además, tal regulación da por supuesto que ese expediente debe ser destruido “transcurridos los plazos que correspondan”, pero no precisa cuáles son estos ni prevé un objeto para la conservación de este una vez cerrado.
Pues bien, el Contralor indica que el plazo para destruir un expediente queda sujeto a la normativa general, esto es, la contenida en la ley N° 19.628, la que impide la utilización de antecedentes para fines distintos a los previstos para su recolección y ordena la eliminación de estos cuando su almacenamiento carezca de fundamento legal.
Siendo ello así, el expediente en cuestión debe ser eliminado una vez que se ordene su cierre por haberse cumplido la sanción privativa de libertad que motivó su apertura o por haber transcurrido un año de cumplida la sanción por la cual aquella fue sustituida, pues a partir de esa oportunidad el legislador no ha previsto un objeto para su conservación.
En el caso de las sanciones no privativas de libertad correspondería aplicar igual criterio, por lo que el expediente debe cerrarse cuando haya terminado el programa de que se trate por cumplirse la sanción respectiva o luego de un año de cumplida la sanción por la cual aquella fue sustituida y podrá ser destruido en dicha oportunidad, salvo la existencia de una norma especial que ordene su conservación.
Con todo, el Contralor señala que con la creación del Servicio Nacional de Protección Especializada a la Niñez y Adolescencia, el Sename mantiene sus funciones en las materias de administración y ejecución de las medidas y sanciones previstas en la ley N° 20.084 y, en general, todas aquellas que el Servicio Nacional de Reinserción Social Juvenil deba asumir, hasta la plena entrada en vigencia de la ley N° 21.527, constituyéndose a partir de entonces, esta última entidad, en su sucesora y continuadora legal, con todos sus derechos, obligaciones, funciones y atribuciones.
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En ese aspecto, el Contralor hace presente que la citada ley N° 21.527, contempla un sistema de información relativo al funcionamiento general de las medidas y sanciones establecidas en la ley N° 20.084 que deberá implementar ese nuevo servicio, que incluye la regulación del denominado expediente único de ejecución.
Vea Dictamen de la Contraloría.